オフィスで使う文房具と備品 上手な活用法

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オフィスで使う文房具と備品 上手な活用法

オフィスで使うクリアファイルの用途

オフィスではクリアファイルが大活躍していました。私はIT業界の中でもシステム開発部門にいましたので、仕様書や設計書がたくさんありました。IT業界ではできるだけ紙を削減する傾向にあり、印刷することをよしとしないこともありますが、ISOの観点やユーザからもらったドキュメント、またレビュー用に印刷して赤ペンチェックするものなど、紙を撲滅することは不可能です。そうしたドキュメントをわかりやすく分類するために利用していたのがクリアファイルです。オフィスの備品として数種類の色のクリアファイルがあったので、仕様書は何色、ユーザから入手した資料は何色、といったように色分けして収納する暗黙の了解のようなものがありました。透明だったら見ればわかるんじゃないの?と新人の頃にちらりと思いましたが、慣れとは怖いもので、いつのまにか自分も風習どおり色分けしていました。経費削減のためかクリアファイルは破れない限り、使わなくなったら事務エリアに返却することにもなっていました。

他にも、クリアファイルは客先へ出向いたとき、お客さんに渡す資料を収納するためにも使っていました。このときのクリアファイルは自分たちが使うものとは違い、下の方に社名が入っている余所行きのクリアファイルです。よく保険の外交員の人が使っているような、アピールが目的のものですね。似たようなアピール目的で使うクリアファイルには、展示会で配布する用のものがありました。これは展示会の目的ごとに図柄がかわるので、毎回作り直しになるのですが、有名な女優を使ったクリアファイルや、ロゴだけのもの、新システムの写真を印刷したものなどがありました。展示会で配りきれなかったものは大抵倉庫に眠っていて、数年後に発掘され、「ご自由にどうぞ」と大盤振る舞いされることになります。もったいないと思いますが、展示会場では余るより足りないほうが圧倒的に問題なので、仕方がないことでもあるのでしょう。

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